CRM-Tool-Integration für Veranstaltungsmanagement

Manuelle Planung und Wachstumsherausforderungen

Der Kunde bietet regelmäßige Online- und Offline Veranstaltungen für Schulen an.

Die gesamte Planung und Vorbereitung der Termine und Veranstaltungen erfolgt manuell mit verschiedenen Tools und Listen. Dies wurde mit zunehmender Anzahl der Veranstaltungen immer zeitaufwendiger und unübersichtlicher. Deshalb sollte zur Erleichterung der Arbeit ein CRM-Tool mit Terminplanungsfunktion eingeführt werden. 

Prozessanalyse und Optimierung zur Effizienzsteigerung

In 2 halbtägigen Workshop zur Prozessberatung wurde der Prozess gemeinsam mit unseren Experten analysiert und die relevanten Prozesse identifiziert, sowie die Abläufe optimiert. Der dokumentierte Prozess wurde anschließend digitalisiert und automatisiert. 

automatisierte Veranstaltungsplanung und -verwaltung

Sobald die Veranstaltungstermine geplant sind, werden automatisch Einladungen versendet und die Rückmeldungen über ein enthaltenes Anmeldeformular erfasst und nach einem festgelegten Zeitraum automatische Erinnerungen versendet. Die erforderlichen nächste Schritte wie Materialversand (automatische Generation der Adressfelder für Rechnungen und Etiketten, und Weitergabe an Dienstleister) oder Einladung zum Onlinemeeting und Techniktest (durch dauerhaft bereitgestellten Stream) konnten vollständig automatisiert werden.

Nach Abschluss der Veranstaltung erfolgt automatisch über die Plattform der Versand von elektronischen Evaluationsbögen an die Schulen, sowie die Rechnungen für die erbrachten Leistungen.

Alle Aktionen und Daten können pro Schule in der Lösung. eingesehen werden oder gesammelt als Excel-Listen zur Auswertung exportiert werden.

Messbare Erfolge: Zeitersparnis und erweiterte Kapazitäten

Durch die Digitalisierung und Automation der Prozesse wird für die Planung und Verwaltung der Veranstaltung 90 % weniger Zeit aufgewendet. Der zuständige Mitarbeitende konnte weitere Aufgaben übernehmen. Alle relevanten Daten stehen an einem Ort zur Verfügung.